Frågor och svar

Q: Vi är redan registrerade som leverantör, hur lägger jag till mig själv som användare?

Du kan inte lägga upp dig själv som användare till ett befintligt företagskonto. Om du försöker att göra det, spärras din mejladress och måste låsas upp av Apotekets huvudsupport. Endast administratören för ert företagskonto kan lägga till nya användare och bara om ni som leverantör har all företagsinformation registrerad i Leverantörsportalen. Klicka här för instruktion om hur administratören lägger till en ny användare. Har administratören för ert företagskonto slutat på företaget, mejla supplierportal@apoteket.se med dina kontaktuppgifter och vilket företag det gäller så hjälper de dig vidare.

Question 1

Hur startar jag?

Accepted Answer

För att avisera in produkter till Apoteket AB behöver ditt företag ha ett GLN (Global Location Number) och vara registrerad i Validoo. Det är från Validoo du skickar produktinformationen till vår Leverantörsportal. Därefter kan du skapa och skicka in produktofferter till oss.

Kontrollera först ifall ni redan är en befintlig leverantör till oss och har ett företagskonto registrerat i vår Leverantörsportal.

Information – Befintlig leverantör och användare

Information – Befintlig leverantör, ny användare

Information – Ny leverantör

Question 2

Vi är redan registrerade som leverantör, hur lägger jag till mig själv som användare?

Accepted Answer

Du kan inte lägga upp dig själv som användare till ett befintligt företagskonto. Om du försöker att göra det, spärras din mejladress och måste låsas upp av Apotekets huvudsupport.

Endast administratören för ert företagskonto kan lägga till nya användare och bara om ni som leverantör har all företagsinformation registrerad i Leverantörsportalen.

Klicka här för instruktion om hur administratören lägger till en ny användare.

Har administratören för ert företagskonto slutat på företaget, mejla supplierportal@apoteket.se med dina kontaktuppgifter och vilket företag det gäller så hjälper de dig vidare.

Question 3

Hur lägger jag upp en produkt och påbörjar offertprocessen?

Accepted Answer

Kontrollera först att du har ett företagskonto med fullständiga uppgifter registrerat i Leverantörsportalen. Därefter kan du påbörja offertprocessen genom att följa nedan instruktion.

Registrera produkten i Validoo och skicka därefter informationen till oss som mottagare (Apotekets GLN 7313270000070).
I Leverantörsportalen dyker produkterna upp under ”Produktkatalogen”. Produkterna kommer antingen ha Validoo-status ”tumme upp” eller ”tumme ned”:
- Om status är ”tumme ned” är informationen i Validoo inte komplett ifylld. Klicka på produkten för att se vilka fält som saknas i Validoo. Fyll i de specifika fälten i Validoo och skicka därefter uppdateringen till oss.
- Om status är ”tumme upp” är produkten redo att offereras till oss.
För att kunna offerera en produkt behöver den vara kopplad till en fabrik (även kallat tillverkningsanläggning). En fabrik skapar du genom att gå in i fliken ”Mitt företag” och sedan ”Tillverkningsanläggningar”. Klicka på ”Lägg till tillverkningsanläggning” och registrera den information som begärs och skicka in för godkännande.
För att koppla produkter till respektive fabrik (dvs. vilka produkter som tillverkas i vilken fabrik) går du in på ”Katalog” och sedan ”Koppla produkt och tillverkningsanläggning”. Klicka sedan på knappen ”Koppla produkter” och fullfölj processen. Märk att fabriken behöver vara upplagd enligt tidigare punkt.
För att offerera produkter gå in på ”Katalog” och sedan ”Produktofferter”. Klicka på den gröna knappen ”Skapa produktoffert” för att sedan välja den produkt du vill offerera. Fyll i efterfrågad information. Du kan välja att spara som utkast eller skicka in till kategorichef för utvärdering.

Question 4

Jag ser ingen QR-kod på hemsidan när jag ska logga in, vad gör jag?

Accepted Answer

Notera att det bara är första gången du loggar in som du måste scanna en QR-kod. Därefter kommer OTP-koden att bli synlig i appen Google Authenticator per automatik.

Ibland behöver QR-koden återställas, detta till exempel om du har bytt telefon och ska använda appen från den nya telefonen. Mejla då supporten supplierportal@apoteket.se så startar de en ny QR-kod. Skicka med leverantörsnamn och mejladress till den QR-kod som skall startas om.

Question 5

Hur lägger jag till ytterligare ett GLN till vårt företagskonto?

Accepted Answer

Klicka på ”Mitt företag” och sedan på den gröna knappen ”Redigera”. Klicka på plustecknet som finns bredvid det GLN som finns registrerat på ert företagskonto idag. Ett tomt fält dyker då upp där du skriver in det GLN du vill lägga till. Scrolla därefter längst ner på sidan och klicka på knappen ”Uppdatera”. Vi kommer därefter att godkänna er GLN-förfrågan. Därefter skapas en prenumeration till det GLN:et i Validoo.

Question 6

Varför ser jag inte mina produkter i Leverantörsportalen fastän jag har registrerat dem i Validoo?

Accepted Answer

Börja med att försäkra er om att ni har registrerat klart alla företagsuppgifter i Leverantörsportalen. Om ni har registrerat ett svenskt organisationsnummer behöver bland annat plusgiro eller bankgiro vara ifyllt innan en prenumeration skapas till det GLN:et i Validoo. Kontrollera även att det GLN som ni har registrerat på ert företagskonto stämmer överens med det GLN i Validoo som ni skickar produktinformationen ifrån.

Question 7

Hur gör jag en ändring i en produktoffert?

Accepted Answer

Du kan enbart göra ändringar på informationen i en offert som ligger hos dig som leverantör. Om offerten ligger hos till exempel kategorichefen behöver hon/han skicka tillbaka offerten till dig först.

Du kan däremot som leverantör alltid skicka på uppdatering från Validoo till produkten även om offerten inte ligger hos dig.

Question 8

Hur gör jag en produktuppdatering?

Accepted Answer

Klicka här för att se riktlinjer gällande uppdatering av produkter.

För att göra en produktuppdatering i Leverantörsportalen följer du nedan steg:

Logga in i Leverantörsportalen och gå in på ”KATALOG” och sedan ”Product Update”. Klicka på den gröna knappen ”PRODUCT UPDATE”. Leta upp den produkt du vill uppdatera, bocka i cirkeln och klicka på den gröna knappen ”NÄSTA”. Klicka därefter på produktraden. Då ska en sida till höger dyka upp. Här fyller du i följande fält:

Reason for update: Vilken typ av förändring som ska ske på produkten.
Description for update: En utförligare instruktion om vad som förändras.

Ändringen ska sedan understödjas med relevanta dokument, detta bifogar du i ärendet. Sedan klickar du på knappen ”SKICKA IN” längst ned till höger. Då skickas ärendet till vår kvalitetsavdelning för vidare hantering.

Question 9

Hur registrerar jag att en ny produkt ska ersätta en gammal produkt?

Accepted Answer

Om en produkt ska ersättas med en ny produkt skapar du en produktoffert och väljer då alternativet ”Ny produkt som ersättning” vid rubriken ”Typ av Produktoffert”. Du väljer därefter den produkt som ska ersättas, du kan bland annat söka på bas GTIN för att få fram den gamla produkten.

Question 10

Hur får jag som leverantör information om en ny produkt blir godkänd och kommer ingå i Apotekets sortiment?

Accepted Answer

När du har skickat in en offert skickas den vidare till kategorichef för bedömning om det är en produkt de vill ta in i sortimentet. Vill de det kommer produkten skickas vidare till kvalitetsgranskning för bedömning. Kategorichef har också möjlighet att skicka tillbaka offerten till dig för komplettering. Oavsett vad de väljer kommer du att få ett notifieringsmejl med att offerten har gått vidare, avslagits eller skickats tillbaka för komplettering. Du får också en notifikation i Leverantörsportalen om detta.

Kvalitetsavdelningen har sedan samma möjligheter som kategorichefen, att godkänna, avslå eller skicka tillbaka offerten. Om de godkänner offerten går den tillbaka till kategorichefen som kontrollerar all information kopplat till marknadstexter samt om det är tillfredställande marginaler på produkten. Även i detta steg kan offerten godkännas, avslås eller skickas tillbaka för uppdatering. I ett sista steg når offerten sortimentsdata som kontrollerar all information och skapar produkten i vårt produktinformationssystem. När de har godkänt produkten är den officiellt inne i sortimentet.

Varje gång en offert ändrar status, dvs. godkänns, avslås eller skickas tillbaka till dig för komplettering i alla ovan nämnda steg, får du ett mejl och en notifikation i Leverantörsportalen.

Question 11

I vilket format ska jag ladda upp artwork och andra dokument?

Accepted Answer

Ladda upp enbart PDF. Försäkra dig om att storleken på filer inte överstiger 5MB. Om filen är större än 2 MB, vänligen vänta en stund tills uppladdningen är klar. Det kan ta upp till någon minut. Vänligen kontrollera även att filnamnet inte innehåller några specialtecken såsom t.ex. - eller &.

Question 12

Vad gäller för de olika produktkategorierna?

Accepted Answer

Alla filer som laddas upp under ”Upload documents” skall vara i PDF och inte allt för stora utrymmesmässigt.

Kosmetik
- Ladda upp fullständig Artwork på både fram- och baksida samt inner- och ytterförpackning. Produktbeskrivningen skall vara förståelig, helst på svenska. Varningstexter/uppmaningar likn. ”Undvik kontakt med ögonen”. Vi kontakt med ögonen skölj med rikliga mängder vatten. Måste alltid vara på svenska.

Ansvarig Juridisk person (Responsible Person) måste stå på Artwork och måste vara ett kontor inom EU.

PaO symbol samt fullständig INCI måste framgå på Artwork.

Produkten skall följa Kosmetikaförordningen samt vara fri från ämnen Apoteket inte tillåter (Se PAC).

Leksaker (baby)
- Ladda upp fullständig Artwork/produktbeskrivning.
- Ladda upp certifikat att produkten följer Leksaksdirektivet (2009/48/EG).
- Om produkten eller delar av produkten ska komma i kontakt med livsmedel och/eller barnets, t.ex. nappar/nappflaskor, skedar mm ska certifikat om att produkten uppfyller ”Material och produkter avsedda att komma i kontakt med livsmedel” (1935/2004 EG) laddas upp.
- Om det är nappar/nappflaskor eller liknande med sugdelar som kan lossna så skall certifikat bifogas på att standarden SS-EN 1400:2013+A1:2014 eller liknande följs.

Elektronik (Elektroniska varor)

Skall vara CE märkta.

Ladda upp Declaration Of Conformity (DoC) att artikeln följer RoHS-direktivet (2011/65/EU).

Vanliga handelsvaror (artiklar)

Ska följa Reach-förordningen (EG) nr 1907/2006 och då i synnerhet bestämmelserna i

bilaga XVII & XIV samt helst vara fria från ämnen som återfinns artikel 59.10 kandidatförteckningen. Om sådana ämnen finns i varor så skall de deklareras till oss enligt artikel 33.